Automatyzacje
Łączymy narzędzia i automatyzujemy powtarzalne zadania
Łączymy CRM, kalendarze, pocztę, formularze i inne narzędzia używane w firmie. Budujemy workflow, czyli przepływy pracy z określoną kolejnością czynności, warunkami i reakcją na błędy. Mogą przekazywać dane, przygotowywać dokumenty, wysyłać powiadomienia i aktualizować informacje między aplikacjami. Ustalamy, co odbywa się automatycznie, a co wymaga sprawdzenia lub decyzji człowieka.
Zacznij od czynności, którą regularnie powtarzasz
Dobrym punktem wyjścia jest zadanie wykonywane według podobnych reguł: przepisanie kontaktu, przekazanie dokumentu, wysłanie przypomnienia lub zebranie danych do raportu. Sprawdzamy, skąd biorą się informacje i co powinno się z nimi wydarzyć.
Jeśli reguły są niejasne lub każda sprawa wygląda inaczej, najpierw trzeba uporządkować sposób postępowania. Automatyzacja powinna odzwierciedlać ustalony proces.
Możemy połączyć kolejne kroki obsługi sprawy
Zapytania i oferty. Zapis danych z formularza, przypisanie zadania, zebranie informacji potrzebnych do propozycji i przekazanie jej do zatwierdzenia.
Dokumenty. Odebranie pliku, rozpoznanie rodzaju sprawy, uzupełnienie pól i przekazanie dokumentu osobie odpowiedzialnej.
Kalendarze i spotkania. Zapis terminu wraz z opisem, synchronizacja ustaleń i przekazanie informacji uczestnikom zgodnie z regułami procesu.
Poczta, powiadomienia i przypomnienia. Wiadomości uruchamiane przez nowe zgłoszenie, zmianę statusu lub termin. Treści wymagające oceny mogą czekać na zatwierdzenie.
CRM i wymiana danych. Tworzenie lub aktualizacja kontaktów, przekazanie informacji między aplikacjami i synchronizacja wybranych pól.
Raporty. Pobranie informacji z dostępnych źródeł, sprawdzenie ich kompletności oraz przygotowanie zestawienia.
Możliwości zależą od używanych narzędzi, dostępów i jakości danych. Przed wyceną sprawdzamy, które połączenia można wykonać.
API łączy narzędzia, a workflow określa, co mają wykonać
API to sposób, w jaki aplikacje udostępniają sobie dane i działania. Sprawdzamy, co pozwalają odczytać lub zapisać, jakie mają ograniczenia i czy potrzebny jest dodatkowy dostęp. Integracja może połączyć dwa narzędzia albo stać się częścią procesu obejmującego kilka aplikacji.
Workflow określa, co uruchamia pracę, jakie dane przechodzą dalej i kiedy następuje kolejny krok. Uwzględniamy także brak informacji, powtórzone zgłoszenie i niedostępność usługi. Zasady nadzoru wskazują, kto dostaje informację o problemie i które czynności wymagają zatwierdzenia.
AI może pomóc przy treści, którą trudno opisać sztywną regułą
AI może rozpoznać temat wiadomości, odczytać informacje z dokumentu albo przygotować szkic odpowiedzi. Jego wynik może jednak wymagać poprawy. Dlatego ustalamy, co trafia do sprawdzenia i kto zatwierdza dalsze działanie, na przykład wysłanie oferty klientowi.
Przekazanie danych do zewnętrznej usługi wymaga ustalenia, jakie informacje są potrzebne i gdzie będą przetwarzane. Gdy wystarczą zwykłe reguły oraz integracja między narzędziami, na nich opieramy przepływ.
Wycenę określa cały przebieg, także sytuacje wyjątkowe
Ustalamy, co rozpoczyna proces, ile narzędzi bierze w nim udział i jakie dane są przekazywane. Na zakres wpływają warunki, wyjątki, zatwierdzenia oraz sposób reagowania na błąd. Znaczenie ma też liczba obsługiwanych zdarzeń i ograniczenia zewnętrznych usług.
Wdrożenie wyceniamy oddzielnie od utrzymania. Przed startem ustalamy również koszty narzędzi, wiadomości i użycia API. Nie zakładamy, że istniejące abonamenty obejmują każdą potrzebną funkcję.
Przed uruchomieniem sprawdzamy reguły i wyjątki
- Rozpisujemy przepływ. Ustalamy źródło danych, kolejne czynności i oczekiwany wynik.
- Sprawdzamy narzędzia i odpowiedzialność. Określamy potrzebne dostępy, zatwierdzenia oraz zachowanie przy brakujących danych.
- Budujemy i testujemy. Sprawdzamy typową sprawę, błędne dane, powtórne zgłoszenie i niedostępność używanej usługi.
- Uruchamiamy i przekazujemy obsługę. Ustalamy, jak sprawdzać przebieg oraz kiedy proces zatrzymać lub wznowić.
Połączenia między narzędziami wymagają utrzymania
Zmiana w zewnętrznej usłudze może wpłynąć na cały przepływ. Opieka obejmuje uzgodniony zakres monitorowania, diagnostyki i drobnych zmian. Przekazujemy informacje potrzebne do obsługi oraz ustalamy, kto otrzymuje powiadomienia o problemach.
Nowy proces lub rozbudowa istniejącego są osobnym zadaniem. Jeśli automatyzacja i system korzystają ze wspólnego utrzymania, możemy ustalić łączny zakres opieki.
Ustalamy, co odbywa się automatycznie i kiedy proces ma się zatrzymać
Czy muszę zmieniać obecne narzędzia?
Niekoniecznie. Sprawdzamy, czy pozwalają odczytywać i zapisywać potrzebne dane. Jeśli ich możliwości są ograniczone, omawiamy dostępne warianty przed rozpoczęciem budowy.
Czy każda wiadomość będzie wysyłana bez mojego udziału?
Nie. To zależy od ustalonych reguł. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia może być automatyczne, a oferta lub odpowiedź wymagająca oceny może czekać na zatwierdzenie.
Co się stanie, jeśli proces napotka błąd?
Sposób postępowania projektujemy wraz z przepływem. Ustalamy, kiedy ponowić próbę, kiedy zatrzymać dalsze czynności i komu przekazać informację. Uwzględniamy też ryzyko ponownego wykonania tego samego działania.
Czy automatyzacja musi korzystać z AI?
Nie. Wiele czynności da się wykonać przy użyciu warunków i połączeń między narzędziami. AI rozważamy wtedy, gdy proces wymaga pracy z treścią, której nie da się wystarczająco obsłużyć ustalonymi regułami.
Czy mogę zacząć od jednego zadania?
Tak. Możemy wydzielić jeden przepływ i sprawdzić go w praktyce. Rozbudowę o kolejne kroki ustalamy osobno, uwzględniając to, jak działa pierwsze wdrożenie.
Opisz zadanie, które dziś wykonujesz ręcznie
Napisz, skąd trafiają dane, do jakiego narzędzia je przenosisz i co robisz dalej. Na tej podstawie rozpoczniemy rozmowę o możliwym zakresie automatyzacji.