Systemy firmowe
Budujemy aplikacje i systemy do pracy twojej firmy
Budujemy aplikacje webowe dostępne w przeglądarce: CRM, portale klienta i narzędzia do sprzedaży, HR oraz codziennych operacji. System może obsługiwać jeden proces lub łączyć kilka obszarów firmy. Projektujemy jego ekrany, dane, role i uprawnienia, a połączenia z obecnymi narzędziami oraz kolejne moduły uwzględniamy w planie rozwoju.
Własny system ma sens, gdy gotowe narzędzia nie obsługują ważnej części pracy
Powodem może być konieczność przepisywania danych, brak wspólnej informacji o statusie lub proces, który trudno zmieścić w dostępnym programie. Najpierw sprawdzamy, gdzie powstaje problem i czy rzeczywiście potrzebujesz nowego systemu. Czasem wystarczy zmiana konfiguracji lub połączenie obecnych narzędzi.
Początkowy zakres może obejmować jeden proces. Nie musisz od razu przenosić do nowego systemu całej firmy.
System może łączyć sprzedaż, obsługę klientów i pracę zespołu
CRM i sprzedaż. Kontakty, historia rozmów, szanse sprzedażowe, zadania i kolejne etapy współpracy. Własny CRM może uwzględniać informacje oraz reguły, których nie obsługuje używany program.
Portal klienta. Miejsce, w którym klient sprawdza swoje dokumenty, zgłoszenia, ustalenia i postęp prac. Zakres dostępu wynika z jego relacji z firmą.
HR i sprawy pracownicze. Wnioski, obieg dokumentów, wdrażanie nowych osób i zadania wymagające akceptacji. Określamy, kto widzi dane i kto podejmuje decyzję na każdym etapie.
Codzienne operacje. Planowanie pracy, rezerwacje, obsługa zleceń, dokumentacja i raporty. Interfejs dopasowujemy do tego, jak użytkownicy wykonują zadania w biurze lub w terenie.
Konfiguratory i wyceny. Zbieranie parametrów, stosowanie uzgodnionych reguł i przygotowanie propozycji do sprawdzenia.
To przykłady zastosowań aplikacji webowych. Zakres wybieramy na podstawie procesów twojej firmy, zamiast zakładać jeden zestaw funkcji dla każdego projektu.
Role, integracje i moduły planujemy razem z procesem
Role i uprawnienia określają, kto może zobaczyć dane, wprowadzić zmianę i zatwierdzić działanie. Uwzględniamy pracowników, klientów i innych użytkowników, jeśli mają korzystać z systemu.
Integracje API pozwalają aplikacjom wymieniać dane. System może pobierać informacje z obecnego programu lub przekazywać mu wynik pracy, jeśli udostępnia on odpowiednie możliwości. Przed budową sprawdzamy dostępy, ograniczenia i zasady synchronizacji.
Modułowość pozwala podzielić aplikację na obszary, na przykład sprzedaż, dokumenty i raportowanie. Możemy uruchomić pierwszy samodzielny zakres, a następnie rozwijać kolejne części. Zależności między modułami ustalamy wcześniej, żeby było jasne, co zadziała po każdym etapie.
Zakres wynika z procesów, danych i odpowiedzialności użytkowników
Przed wyceną ustalamy, kto korzysta z systemu, jakie działania wykonuje i do jakich danych ma dostęp. Znaczenie mają liczba powiązanych procesów, reguły pracy, raporty, integracje i wymagania dotyczące dostępności.
Osobnym elementem jest przeniesienie dotychczasowych danych: ich jakość, format i ilość pracy potrzebnej do uporządkowania. Koszty uruchomienia oraz używanych usług zewnętrznych określamy oddzielnie. Jeśli do ustalenia zakresu potrzebna jest osobna analiza, uzgadniamy jej warunki przed rozpoczęciem.
Sprawdzamy sposób pracy przed budową systemu
- Opisujemy obecny proces. Ustalamy, skąd trafiają dane, co robią kolejne osoby i gdzie pojawiają się trudności.
- Określamy pierwszy zakres. Projektujemy widoki i role użytkowników. Ustalamy, jakie zadania musi obsłużyć pierwsze wdrożenie oraz jak sprawdzimy jego działanie.
- Budujemy z podglądem. Przeglądasz kolejne części i sprawdzasz je na uzgodnionych sytuacjach z pracy firmy.
- Przygotowujemy użytkowników i dane. Ustalamy sposób uruchomienia, ewentualnej migracji oraz przekazania obsługi.
Przekazanie i utrzymanie są częścią ustaleń przed startem
Określamy zasady przekazania dostępów, kodu, dokumentacji i praw do projektu. Uzgadniamy też, kto odpowiada za uruchomiony system oraz jakie informacje otrzymują jego użytkownicy.
Opieka może obejmować monitorowanie, kopie danych, aktualizacje i drobne zmiany. Nowe moduły lub przebudowa procesu wymagają osobnego zakresu. Błędy pierwotnego wdrożenia rozpatrujemy według ustalonych zasad odbioru i gwarancji.
Możesz zacząć bez specyfikacji i rozbudowywać system etapami
Czy muszę przygotować specyfikację?
Nie. Pomocne będą przykłady obecnej pracy: arkusz sprzedaży, formularz pracowniczy, obieg dokumentu lub lista używanych narzędzi. Potrzebujemy zrozumieć proces i role użytkowników. Opis funkcji i sposób ich sprawdzenia ustalamy w toku przygotowania projektu.
Czy system może współpracować z programem, którego już używamy?
Może, jeśli udostępnia odpowiednie API lub inny sposób wymiany danych. Takie połączenie może synchronizować klientów, dokumenty, terminy czy statusy. Sprawdzamy możliwości programu, ograniczenia i ewentualne koszty. Dostępność integracji potwierdzamy przed włączeniem jej do zakresu.
Czy każdy pracownik zobaczy wszystkie dane?
Nie musi. Ustalamy role i uprawnienia: kto może przeglądać informacje, kto je zmieniać, a kto zatwierdzać działania. Te zasady są częścią projektu, a nie dodatkiem po uruchomieniu.
Czy można przenieść dane z arkuszy?
Najpierw sprawdzamy ich strukturę i jakość. Trzeba ustalić, które dane są potrzebne, jak usunąć powtórzenia i jak zweryfikować poprawność przeniesienia. Migrację uwzględniamy jako odrębną część prac.
Czy system można wdrażać etapami?
Tak, jeśli proces pozwala wydzielić samodzielną część. Ustalamy, z czego firma będzie korzystać w pierwszym etapie i co pozostanie w dotychczasowych narzędziach. Kolejne funkcje planujemy na podstawie potrzeb i doświadczeń z użytkowania.
Pokaż proces, który chcesz uporządkować
Opisz, kto wykonuje zadania, z jakich narzędzi korzysta i w którym miejscu praca się komplikuje. Nie musisz jeszcze wiedzieć, jakie ekrany powinien mieć system.